從ISO9000認證推動項目管理實施

摘 要：通過ISO9000質量體系與項目管理的比較分析，向中小企業(yè)介紹了通過ISO9000認證來逐步建立項目管理體系的方法及具體實施措施，探討了兩種管理方式如何有效的結合以達到最優(yōu)化企業(yè)資源，切實提高企業(yè)管理水平的目的。
關鍵字：ISO9000，項目管理，中小企業(yè)
1、中小企業(yè)項目管理現(xiàn)狀
　　項目管理作為一門新興管理學，已經(jīng)在全球范圍內廣為認可并在很多企業(yè)開始實施，各種項目管理認證也日益普及。中國99%以上的企業(yè)屬于中小企業(yè)，雖然單個規(guī)模微不足道，但總體看它們在經(jīng)濟中所占的位置舉足輕重，很多大型的知名企業(yè)都是從中小企業(yè)一步步發(fā)展起來的，國外的微軟、思科，國內的聯(lián)想、華為、騰訊、新浪都是這方面的典型案例，可以毫不夸張的說這支龐大生力軍擁有巨大的發(fā)展?jié)撃堋?
　　在激烈的競爭環(huán)境下，只有不斷創(chuàng)新、規(guī)范管理的中小企業(yè)才可能生存下來并逐步成長，因此不斷提高管理水平是每個企業(yè)時刻追求的目標。
　　然而中小企業(yè)也面臨諸多現(xiàn)實的困難，競爭激烈、人員不足、資金缺乏，每天首先思考的問題是如何讓自己生存下來，因此難以有更多精力放在管理上，面對一個個項目仍然采用傳統(tǒng)的作坊式打法，可以維持卻難以壯大，這是大多數(shù)中小企業(yè)普遍存在的問題。
　　很多中小企業(yè)管理者容易進入一個誤區(qū)，常常認為公司規(guī)模比較小、人員也不多，就不重視項目管理，期望等企業(yè)壯大了、資金充足了、實力具備后再一步到位提升項目管理水平。事實上項目管理的不斷改進過程需要長期積累，項目管理模式運行和推廣也無法在短時間內達到理想狀態(tài)，靠財力、物力的堆積遠遠不夠。想達到一個相對完善的管理境界絕非數(shù)月可以實現(xiàn)，從小處著眼，從點滴梳理，日臻完善，不斷進步，這才是提升項目管理水平的正確之道。我們認為中小企業(yè)提升項目管理水平有很多比較巧妙又可行的實施方案，既可以直接建立項目管理體系并運行，也可以通過其它方式逐步貫徹。
2、ISO9000認證與項目管理的關系
　　中小企業(yè)實行項目管理并非易事，項目管理包含九大知識體系，內容龐雜，推行項目管理不但需要學習理論知識，還要根據(jù)公司所處行業(yè)和項目特性建立一套針對性的機制，包括建立起對應的IT信息管理系統(tǒng)，這都需要花費大量的精力，貿(mào)然實行可能帶來拔苗助長的相反效果。項目管理現(xiàn)有資質認證(包括PMP、PgMP、IPMP等)只面向個人，沒有一項認證是針對企業(yè)層面，因此企業(yè)必須按照理論知識結合自身情況建立合適的項目管理體系，在推行過程中需要極大的改變員工理念、轉換工作習慣、養(yǎng)成良好的管理制度，拋棄以前雜亂無章、隨意執(zhí)行的工作方式。沒有第三方的督促認證，項目管理執(zhí)行起來主要靠企業(yè)自身的凝聚力和內功，同時體系本身還要磨合完善，因此難度較大，比較容易在員工中形成阻力。
　　相對而言ISO9000是一個比較成熟的質量認證體系，它由西方的品質保證活動發(fā)展起來，隨著上述品質保證活動的迅速發(fā)展，各國的認證機構在進行產(chǎn)品品質認證的時候，逐漸增加了對企業(yè)的品質保證體系進行審核的內容，進一步推動了品質保證活動的發(fā)展。1980年，ISO正式批準成立了“品質保證技術委員會”(即TC176)著手這一工作，從而導致了“ISO9000族”標準的誕生，健全了單獨的品質體系認證的制度，一方面擴大了原有品質認證機構的業(yè)務范圍，另一方面又導致了一大批新的專門的品質體系認證機構的誕生。
　　自從1987年ISO9000系列標準問世以來，為了加強品質管理，適應品質競爭的需要，企業(yè)家們紛紛采用ISO9000系列標準在企業(yè)內部建立品質管理體系，申請品質體系認證，很快形成了一個世界性的潮流。目前，全世界已有100多個國家和地區(qū)正在積極推行ISO9000國際標準。
ISO9000能間接帶動項目管理體系成型，是基于以下幾方面因素：
　　1）ISO9000認證在商業(yè)行為中經(jīng)常被作為必要資質之一，因此企業(yè)有認證的推動力，體系也相對成熟完善。貫徹執(zhí)行ISO9000有利于形成企業(yè)管理文化，培養(yǎng)員工管理意識，使后續(xù)推動項目管理更加容易。
　　2）ISO9000主要面向質量管理，在執(zhí)行過程中能形成規(guī)范和制度，并要求員工遵照執(zhí)行，這是項目管理乃至各種管理機制的推行基礎。
    3） ISO9000與項目管理面向的管理因素不完全一致，ISO9000更注重過程和質量改進，項目管理更側重從項目的角度管理，但從保證產(chǎn)品/服務質量，最大限度滿足用戶這個角度看，最終目標高度一致。
　　4）在ISO9000認證的基礎上，再根據(jù)項目的特點加以細化和補充，能較容易的建立適合企業(yè)實際情況的項目管理體系。
3.、在ISO9000執(zhí)行中抓住項目管理要素
　　如何在ISO9000標準執(zhí)行中體現(xiàn)項目管理要素，為以后更好的推行項目管理體系打下基礎是一個比較關鍵的問題。以軟件開發(fā)行業(yè)為例，根據(jù)我們一系列實踐經(jīng)驗，企業(yè)應該循序漸進的落實以下幾點，為開展項目管理做好鋪墊。
　　1) 真正貫徹并執(zhí)行ISO9000
　　ISO9000不是面子工程，很多企業(yè)并未真正貫徹執(zhí)行，只是在外審前突擊補記錄，以獲得檢查通過，這不是開展認證的目的。ISO9000不是某個員工或部門的事，全體人員都要參與，領導也必須親自掛帥，人人理解ISO9000的本質，人人清楚應完成的工作，寫進文件的要做到，做到的工作要記錄下來，如果企業(yè)能執(zhí)行好ISO9000，開展項目管理將輕車熟路，從管理的角度看，執(zhí)行層面非常重要，因此通過ISO9000體系運行培養(yǎng)員工的執(zhí)行能力是一個非常好的方式。
　　2) 梳理ISO9000與項目管理的各自特點
　　ISO9000是面向質量管理的一個標準體系，項目管理主要圍繞項目這個中心開展系列工作。
　　對軟件產(chǎn)品，ISO9000管理注重體系中每個部門如何按標準執(zhí)行，真正與軟件本身緊密相關的是技術部，《設計和開發(fā)控制程序》是真正把握產(chǎn)品質量核心的一個三級文件，它從嚴格的流程角度去保證質量并實現(xiàn)管理。
　　項目管理把軟件研發(fā)、實施相關的所有工作分成一個個項目，每個項目建立各自的計劃進度、成本核算、質量保證、資源分配、風險控制等管理機制，從而達到項目成功的目的，項目成功意味著產(chǎn)品質量也得到保證。
　　3) 細化項目管理特點，在程序文件中體現(xiàn)項目管理
　　ISO9000在執(zhí)行過程中一定程度上體現(xiàn)了項目管理，但還遠遠不夠，因此建議在三級程序文件中最大限度體現(xiàn)項目管理的特點。對軟件型企業(yè)，建議在程序文件中詳細描述以下要素：
　　a）明確每個任務都必須提交詳細的計劃，包括進度、質量保證、風險分析。
　　b）明確軟件產(chǎn)品階段成果，包括需求說明書、設計說明書、測試報告、驗收報告等。
    c）明確定期檢查機制，并形成質量檢查報告。
4、怎樣在ISO9000中貫徹項目管理知識體系
標準的項目管理知識體系包括范圍管理、時間管理、成本管理、質量管理、風險管理、人力資源管理、溝通管理、采購管理、整體管理。它從一個個的項目角度去看待問題，軟件開發(fā)屬于比較典型的項目型工作，一個軟件企業(yè)中絕大部分工作可以劃分為項目，以下我們以軟件開發(fā)為例重點剖析與ISO9000結合最緊密的項目管理知識體系。
1) 范圍管理
    對軟件開發(fā)典型的范圍管理就是清晰描述軟件工程的開發(fā)內容，也就是到底要完成哪些模塊、產(chǎn)品最終具備什么功能。由于軟件工程已經(jīng)被長時間研究，形成了一系列通用規(guī)范，通常我們會在ISO9000的《設計和開發(fā)控制程序》程序文件中定義產(chǎn)品按照軟件開發(fā)國標執(zhí)行，國標對軟件工程的每個主要過程都有相應的規(guī)范指南，其中必須要完成的產(chǎn)品需求說明書能夠清晰的定義產(chǎn)品范圍，需求說明書編寫方法體現(xiàn)了軟件的特點，所編制內容將直接影響項目進度、成本、資源分配，因此對整個項目成敗非常重要，需求說明書需要由經(jīng)驗豐富的專家牽頭編寫，不斷斟酌并經(jīng)過評審。對范圍的重大更改必須正式提出并同樣經(jīng)過評審，這些過程都要在程序文件中清晰的定義出來并得到貫徹執(zhí)行，以徹底改變隨意更改項目范圍的做法。軟件開發(fā)的特性決定了其范圍控制難度較大，由于產(chǎn)品完成前的文字描述難以直觀展現(xiàn)產(chǎn)品最終形態(tài)，因此用戶只有在看到產(chǎn)品雛形后才有感覺，并不斷提出更多需求或改進，對新產(chǎn)品開發(fā)尤其如此。項目經(jīng)理必須足夠重視ISO9000中涉及范圍管理部分的執(zhí)行并充分結合項目的特點，小心應對范圍管理中可能出現(xiàn)的問題。
2) 質量管理
    ISO9000本身就是面向質量管理，處處體現(xiàn)的都是如何確保質量，這里所說的質量不僅包含軟件產(chǎn)品本身，更多的面向項目執(zhí)行的整個過程規(guī)范和標準化，因此ISO9000自己就是一個龐大的企業(yè)質量計劃，但是項目質量管理與企業(yè)質量管理最大區(qū)別是由項目過程的一次性、項目產(chǎn)品的獨特性和項目交付物的逐步形成特征決定的，ISO9000更多面向的通過持續(xù)改進活動，不斷發(fā)現(xiàn)過程誤差、系統(tǒng)誤差和糾正過程誤差、系統(tǒng)誤差，從而持續(xù)的改善過程輸出的質量，項目管理過程全部是一次性，很多質量無法糾正，甚至是毀滅性的，這是兩者重要區(qū)別。
為保證項目這種一次性過程質量可控，在《設計和開發(fā)控制程序》程序文件中需要定義每個軟件產(chǎn)品開發(fā)的質量計劃，明確針對某個特定產(chǎn)品的質量保證措施，包括開發(fā)過程、測試過程、驗收過程必須遵循的規(guī)范和制度等等，尤其是必須有完備的軟件測試計劃和軟件測試方法，這是軟件工程的特點所決定。由于ISO9000已經(jīng)面向質量管理，因此嚴格貫徹ISO9000所規(guī)定的各項程序，再根據(jù)軟件自身特點嚴格執(zhí)行軟件開發(fā)國標，可以非常有效的保證一個項目的質量。
3) 風險管理
    項目執(zhí)行過程復雜，各種風險時刻存在，ISO9000本身并沒有針對風險管理的部分。我們建議在《設計和開發(fā)控制程序》程序文件中定義項目風險管理計劃，根據(jù)以往經(jīng)驗和項目本身特點描述清楚可能存在的各種風險和應對措施，包括緊急情況下的預案。在真正執(zhí)行過程中，項目組需要定期匯總項目進展中風險的變化情況并加以分析并不斷跟蹤。項目風險管理過程涉及到風險識別、定量和定性分析、風險應對，有時還要借助一些第三方工具進行分析，總體看ISO9000文件中定義一個風險管理計劃即可，其它方法、過程等按照項目風險管理體系并結合企業(yè)實際情況補充執(zhí)行，不一定需要完全在ISO9000中定義，可以由項目組靈活掌握。
4) 溝通管理 
    溝通管理不僅在項目管理中非常重要，在企業(yè)的所有工作中都貫穿始終，它是極其考驗項目管理人員的重要科目，建議在ISO9000的程序文件中定義溝通計劃，但是執(zhí)行過程不適合定義，除了必要的記錄和文件，更多的在于項目管理人員對溝通的理解和執(zhí)行。我們每天都在溝通，溝通的方式多種多樣，溝通的渠道千百萬化，如何清晰的理順這些渠道，獲得良好的反饋，保持信息流暢傳遞，這些通過計劃和文檔無法實現(xiàn)，更多的要依靠項目經(jīng)理的良好實踐和高超技巧，把有形的知識化成無形的方式和方法。ISO9000本身無法體現(xiàn)溝通管理的這些要素，還需要建立額外的項目管理溝通體系以補充和加強。
5) 采購管理
    ISO9000的《采購過程控制》程序文件規(guī)定了公司涉及的活動中物資的采購和對供方進行選擇、評價、控制，其中涉及了對合格供方的選擇、合同管理，這些與項目管理中的采購管理大體吻合，可以把《采購過程控制》程序文件進一步優(yōu)化改進以增加對項目的區(qū)別，這樣更容易以項目的角度去執(zhí)行采購程序。
6) 整體管理
    項目整體管理包括識別、確定、結合、統(tǒng)一與協(xié)調各項目管理過程組內不同過程與項目管理活動所需進行的各種過程和活動，整體管理是協(xié)調項目各個方面的綜合管理工作，在ISO9000中并沒有實質性文字體現(xiàn)之處，但是從全面的觀點來看，ISO9000在要求項目經(jīng)理全面調動各種資源，綜合運用各種知識，協(xié)調各個部門和人員以達到質量保證的目的，能夠貫徹執(zhí)行ISO9000，已經(jīng)在很大程度上運用了項目整體管理的技巧和技能。
7) 項目管理知識體系其它部分
    由于ISO9000本身的特點和局限，項目管理知識體系其它部分在其中有所體現(xiàn)但是不明顯，也不適合完全融合到其中，還需要借助項目管理知識和工具進行補充。
    比如《設計和開發(fā)控制程序》程序文件中可以定義每個項目建立立項報告，報告中能夠體現(xiàn)人力資源管理要、時間管理、成本管理的基本要素。但是項目要分解成一個一個的子任務進行資源分配、管理和執(zhí)行，簡單的文字描述無法管理數(shù)十個乃至成百上千個子任務，每個任務的時間進度、人力資源分配、對應的成本都難以直觀體現(xiàn)，更缺乏動態(tài)管理，也無法監(jiān)測執(zhí)行過程中的變化情況。這些復雜過程必須借助類似MicroSoft Project這樣的項目管理軟件輔助進行，成熟的項目管理軟件可以定義項目分解結構中的每個子任務各自的進度，分配一定的資源，自動產(chǎn)生對應的成本，同時在項目過程中不斷實現(xiàn)資源動態(tài)分配和管理，并以圖形化方式清晰直觀的展現(xiàn)項目進程，補充ISO9000管理的不足。
5、總結
    對中小企業(yè)ISO9000是建立項目管理體系的一個基礎，雖然它有自己的特點，并不能完全體現(xiàn)項目管理要素，但是根據(jù)項目特點補充方法和要素，不失為一個較為理想的一石二鳥解決方案。如果能夠很好的在ISO9000中貫徹項目管理思想，對后期進一步針對項目管理特點建立完善的項目管理體系益處非凡，事實上兩種管理你中有我，我中有你，互相取長補短、相互融合貫通能達到事半功倍的效果。(文章來源：項目管理者聯(lián)盟)





                                                                              2010-5-5