論工程項目建設過程的組織與協(xié)調(diào)

    在工程項目建設過程中，組織與協(xié)調(diào)工作是十分重要的。所謂組織，是指“按照一定的目的、任務和形式加以編制，安排事物，使有系統(tǒng)或構成整體”，而所謂協(xié)調(diào)，即協(xié)商與調(diào)解，指“為了取得一致意見而共同商量”和“斡旋于雙方之間以便使雙方和解”。由此可見，組織與協(xié)調(diào)的作用就是圍繞實現(xiàn)項目的各項目標，以合同管理為基礎，組織協(xié)調(diào)各參建單位、相鄰單位、政府部門全力配合項目的實施，以形成高效的建設團隊，共同努力去實現(xiàn)工程建設目標的過程。在工程監(jiān)理的基本職能“三控兩管一協(xié)調(diào)”中，三控兩管有明確的工作內(nèi)容、具體的工作要求，而協(xié)調(diào)卻是貫穿于三控兩管之中，融會在控制的工作程序之中�？梢哉f，協(xié)調(diào)是控制的潤滑劑，協(xié)調(diào)是控制的推進器。本文擬從業(yè)主項目部的角度，探討如何做好工程項目建設的組織與協(xié)調(diào)工作，從而實現(xiàn)工程建設的質(zhì)量、進度、投資三大目標。

一、 項目組織協(xié)調(diào)工作的原則
    建設工程項目主要包含三個主要的組織系統(tǒng)，項目業(yè)主、承包商和監(jiān)理，而整個建設項目又處于社會的大環(huán)境中，項目的組織與協(xié)調(diào)工作包括系統(tǒng)的內(nèi)部協(xié)調(diào)，即項目業(yè)主、承包商和監(jiān)理之間的協(xié)調(diào)，也包括系統(tǒng)的外部協(xié)調(diào)，包括政府部門、金融組織、社會團體、服務單位、新聞媒體以及周邊群眾等的協(xié)調(diào)。項目組織協(xié)調(diào)工作包括人際關系的協(xié)調(diào)、組織關系的協(xié)調(diào)、供求關系的協(xié)調(diào)、配合關系的協(xié)調(diào)、約束關系的協(xié)調(diào)。各種關系的協(xié)調(diào)均應遵守如下原則：
    （一）守法是組織與協(xié)調(diào)工作的第一原則。必須在國家和北京市有關工程建設的法律、法規(guī)的許可范圍內(nèi)去協(xié)調(diào)、去工作。對于業(yè)主項目部，更應該嚴格遵守法律法規(guī)，只有這樣，才能做好組織與協(xié)調(diào)工作。
    （二）組織協(xié)調(diào)要維護公正原則。要站在項目的立場上，公平的處理每一個糾紛，一切以最大的項目利益為原則。做好組織與協(xié)調(diào)工作，就必須按照合同的規(guī)定，維護合同雙方的利益。這樣，最終才能維護好業(yè)主的利益。
    （三）協(xié)調(diào)與控制目標一致的原則。在工程建設中，應該注意質(zhì)量、工期、投資、環(huán)境、安全的統(tǒng)一，不能有所偏廢。協(xié)調(diào)與控制的目標是一致的，不能脫離建設目標去協(xié)調(diào)，同時要把工程的質(zhì)量、工期、投資、環(huán)境、安全統(tǒng)一考慮，不能強調(diào)某一目標而忽視其他目標。

二、 項目組織協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容
    我認為，在項目工程建設中，主要的組織與協(xié)調(diào)工作有：
    1、協(xié)調(diào)與政府有關部門的關系；
    2、組織與協(xié)調(diào)監(jiān)理單位、勘察單位、設計單位的工作；
    3、組織與協(xié)調(diào)各施工單位（包括總承包商、專業(yè)承包商、供貨商等）的工作；
    4、工作中存在的問題或爭議的協(xié)調(diào)、處理。
    （一） 與政府有關部門的協(xié)調(diào)
    根據(jù)我國行業(yè)管理的規(guī)定、法規(guī)、法律，政府的各行業(yè)主管部門（如發(fā)改委、規(guī)委、土地局、園林局、交通局、供電局、電信局、建委、消防局、人防辦、節(jié)水辦、街道等），均會對項目的實施行使不同的審批權或管理權，如何能與政府的各行業(yè)主管部門進行充分、有效的組織協(xié)調(diào)，將直接影響項目建設各項目標的實現(xiàn)。根據(jù)以往與政府主管部門組織協(xié)調(diào)工作的經(jīng)驗，我認為，重點應注意以下幾點：
    1、應充分了解、掌握政府各行業(yè)主管部門的法律、法規(guī)、規(guī)定的要求和相應辦事程序，在溝通前應提前做好相應的準備工作（如：文件、資料和要回答的問題），做到“心中有數(shù)”。
    2、充分尊重政府行業(yè)主管部門的辦事程序、要求，必要時先進行事先溝通，決不能“頂撞”和敷衍。
    3、發(fā)揮不同人員的相應業(yè)績關系和特長，不同的政府主管部門由不同的專人負責協(xié)調(diào)，以保持穩(wěn)定的溝通渠道和良好的協(xié)調(diào)效果。
    （二） 與勘察、設計、施工監(jiān)理單位的組織與協(xié)調(diào)
    項目部要根據(jù)工程項目的實際，制訂本項目的合同網(wǎng)絡圖，該合同網(wǎng)絡圖標明了各參建單位之間的合同關系，規(guī)定了各參建單位的協(xié)調(diào)溝通渠道，并據(jù)此組織制訂項目總控制進度計劃、成本總控計劃、質(zhì)量管理計劃。其中，進度總控計劃要由業(yè)主、監(jiān)理、設計、總包各方進行充分討論，達成一致意見，經(jīng)各方簽認后發(fā)布。成本總控計劃、質(zhì)量管理計劃需經(jīng)業(yè)主審核，由業(yè)主同意后發(fā)布執(zhí)行。合同網(wǎng)絡圖、進度總控計劃、成本總控計劃、質(zhì)量管理計劃既成為項目部與各參建單位組織協(xié)調(diào)工作的基礎。
    在設計階段，項目部應重點做好方案設計單位與初步、施工圖設計單位之間的組織協(xié)調(diào)工作，組織設計單位協(xié)調(diào)工作的重點在于制訂涵蓋雙方工作的設計進度計劃，及時組織專項方案的論證會，以確保各階段設計思路、原則的一致性。
    對于施工單位的組織協(xié)調(diào)，我認為應推行施工總承包制，通過招標和合同條件明確總包單位、業(yè)主指定分包單位的工作范圍，明確總包單位對于分包單位的管理責任和權力。明確由建安總包承擔項目的質(zhì)量、進度、安全、環(huán)保的整體責任，使總包單位既有責任又有權力實施整體管理。對于業(yè)主直接負責采購的材料、設備，要在采購合同明確采購的交貨時間、地點和相應的質(zhì)量責任�？傊�，對于上述施工單位、供貨單位的組織協(xié)調(diào)，運用以合同管理為基礎，綜合運用技術、經(jīng)濟、法律手段，使各方在各自利益不同的條件下，能以實現(xiàn)項目建設的大目標為原則，及時地溝通、協(xié)商，處理相互之間的矛盾和問題，使項目各單位形成一個高效的“建設團隊”。
    對于監(jiān)理單位，應注意樹立監(jiān)理對現(xiàn)場管理問題上的權威，尊重監(jiān)理對于施工質(zhì)量的否決權、施工調(diào)度權等國家、北京市法律、法規(guī)賦予監(jiān)理的合法權益。發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場的施工質(zhì)量、進度問題，要及時地與監(jiān)理進行溝通協(xié)商，堅持通過監(jiān)理給施工單位發(fā)出相應的工作指令，同時，充分發(fā)揮監(jiān)理在現(xiàn)場施工質(zhì)量、工期和工程量計量方面的監(jiān)督管理作用，應該與總監(jiān)理工程師加強溝通與協(xié)調(diào)，尤其是現(xiàn)場施工重大問題的處理與決策，事先雙方要力爭能協(xié)商一致。
    要做好上述工作，就要全面掌握設計內(nèi)容，了解業(yè)主意圖，對工程管理做到心中有數(shù)。要掌握各承包單位所承擔的任務內(nèi)容、大小、難易程度、采用的主要施工工藝、機具以及工程的施工進度計劃。要熟知各個分包合同，對分包單位可能出現(xiàn)的矛盾進行預先分析，在工作中發(fā)現(xiàn)矛盾應及時加以解決。要抓好施工關鍵部位，以及各施工單位的銜接界面，以避免和減少因工作劃分不清引起的各種矛盾。此外要重視開好工程例會、等各種會議，做到會前有準備、會中有重點、會后有檢查，確保組織協(xié)調(diào)工作的效果。
    （三）做好與相關方的信息溝通管理
    實踐證明，在工作中出現(xiàn)矛盾常常是由于信息不暢通，在建設的過程中各有關單位自行其事造成的。因此，我們必須建立有效的溝通體系，使信息在整個工程建設的系統(tǒng)中得到良好的傳遞。尤其要做好與業(yè)主、監(jiān)理、施工、設計的溝通管理。
    與相關方的溝通管理，應做到以下幾點：
    1、業(yè)主的溝通管理
    （1）與業(yè)主的請示、報告一般應通過項目部經(jīng)理進行，以保證傳遞信息的完整、統(tǒng)一。
    （2）項目部經(jīng)理應直接向業(yè)主代表請示、匯報工作。
    （3）向業(yè)主提交的報告、發(fā)文等均應經(jīng)項目部經(jīng)理審核批準并加蓋項目部公章后才能發(fā)出，發(fā)文應有專門立檔的簽收記錄表和有關人員簽字。
    （4）業(yè)主給項目部的批示、發(fā)文等應單獨立檔保存。
    （5）指導日常工作的月、周工作計劃，管理月報由信息工程師準時報送業(yè)主。
    （6）及時收集業(yè)主的反饋意見，對業(yè)主的投訴和不滿應及時向主管領導和總經(jīng)理匯報，并做出相應處理。
    （7）與業(yè)主方領導的不定期溝通，及時協(xié)調(diào)處理有關問題。
    2、與監(jiān)理、施工單位的溝通管理
    （1）與監(jiān)理、施工單位的溝通一般通過會議、發(fā)文及口頭等方式，按專業(yè)對口的原則進行。
    （2）對施工單位現(xiàn)場質(zhì)量、進度的問題，一般應通過監(jiān)理單位處理，必要時可組織有監(jiān)理、施工單位參加的專題會。
    （3）準時參加由總監(jiān)理工程師組織各相關方的監(jiān)理交底會、工程例會，在施工現(xiàn)場應注意維護監(jiān)理工程師的權威和尊嚴。
    （4）對施工單位的指示和安排，一般應由監(jiān)理單位發(fā)布和安排。
    （5）督促監(jiān)理單位及時提出有關的監(jiān)理月報、監(jiān)理通知及對施工單位申報資料的審批。
    （6）項目部經(jīng)理應加強與總監(jiān)理工程師及施工總包項目經(jīng)理的溝通與協(xié)調(diào)，尤其是對重大問題的處理與決策。
    （7）對分包單位現(xiàn)場質(zhì)量與進度的管理，一般應通過總包進行。
    （8）項目部應注意收集監(jiān)理、施工單位的反饋意見。
    （9）與各方的收、發(fā)文件均應單獨立檔保存。
    3、與設計單位的溝通管理，應做到以下幾點：
    （1）由工程部經(jīng)理牽頭負責與設計單位的溝通、協(xié)調(diào)。
    （2）對設計圖紙等文件的管理信息應由信息工程師統(tǒng)一登記、保存，使用時辦理領用手續(xù)。
    （3）項目部應及時組織設計單位參加設計交底會、工程例會及其他專題會。
    （4）項目部各專業(yè)工程師負責與設計專業(yè)負責人協(xié)調(diào)溝通對設計變更、洽商的確認。
    （5）項目部經(jīng)理應重視與總設計師的溝通、協(xié)調(diào)。
    （6）凡涉及設計單位的工作計劃應抄報設計單位。
    （7）與設計單位的收、發(fā)文件應單獨立檔保存。（資料來源：項目管理者聯(lián)盟）

更多內(nèi)容敬請訪問：http://m.duobaoge.cn/active38.html